La naissance du commerce électronique a profondément modifié les relations commerciales. Les échanges B2B (Business to Business) ont créé de nouveaux liens entre les fournisseurs et les entreprises clientes. De nouvelles approches numériques ont alors été développées, notamment pour la gestion des approvisionnements.
La contractualisation électronique et ses objectifs
L'e-procurement, ou achat en ligne, est aujourd'hui une solution incontournable pour optimiser les processus d'achat des entreprises. L'e-procurement consiste à dématérialiser la fonction achat par Internet, grâce à des catalogues en ligne et des processus centralisés et automatisés. L'objectif est alors la réduction des coûts et des délais de traitement des commandes, l'élimination des erreurs de saisie, mais aussi la création de valeur ajoutée.
On distingue l'e-procurement et l'EDI ( Electronic Data Interchange ), qui n'est rien d'autre qu'un système informatique d'échange d'informations commerciales, et l'e-sourcing, qui désigne une solution pour améliorer les processus de recherche d'achat.
Commencez
La mise en place d'un système d'achat en ligne au sein d'une entreprise nécessite la mise à plat des processus existants et leur simplification grâce aux outils numériques associés. La dématérialisation des contrats fait partie du système P2P ( Procure to Pay ou Purchase to pay ), un progiciel de gestion intégré installé dans les systèmes informatiques internes.
Ainsi, afin d'établir une contractualisation électronique pertinente et efficace, il faut d'abord intégrer l'outil de contractualisation dans le système interne de l'entreprise. Cette opération évite les travaux de rentrée et facilite le reporting. Il est également important de définir une procédure de workflow en amont, c'est-à-dire de déterminer le circuit de validation de la commande.
L'objectif est, par exemple, que l'utilisateur final puisse sélectionner les produits dont il a besoin dans un catalogue d'offres en ligne, en activant une demande d'approbation numérique qui est automatiquement transmise au service des achats. En définitive, tout l'intérêt de l'achat en ligne réside dans le fait que chaque collaborateur concerné doit pouvoir faire ses propres demandes d'achat en ayant facilement accès aux catalogues des vendeurs privés.
Les avantages
Un système d'approvisionnement électronique qui fonctionne bien et qui est correctement mis en œuvre apporte d'immenses avantages à une entreprise. Parmi ces avantages, citons :
– Fonctionnement optimisé de la chaîne productive : les pratiques traditionnelles coûteuses en temps et en énergie sont remplacées par des processus plus fluides et simplifiés ; – Gestion administrative simplifiée : les étapes des processus d'achats manuels sont généralement lourdes et répétitives. Grâce à la contractualisation électronique, les processus sont centralisés et gérés par un seul service.
