La question des coûts reste centrale lorsqu'il s'agit de renouveler les solutions de collaboration au sein de l'entreprise. Aussi performantes soient-elles, les communications unifiées doivent avant tout être abordables pour les finances de l'organisation et assurer un retour sur investissement. Est-ce vraiment le cas? La réponse tend vers le positif.
Une approche ergonomique avancée pour concevoir des solutions de collaboration basées sur l'expérience utilisateur (UX)
Aujourd'hui, les solutions de collaboration sont suffisamment matures pour être intégrées dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Ces outils de communication au sein de l'entreprise ont fait l'objet d'une profonde réflexion sur les besoins réels des organisations. C'est l'expérience utilisateur (UX) qui a été analysée. La conception des outils de collaboration (communications unifiées et visioconférence) a été réalisée par les différents acteurs (Cisco, Microsoft, Polycom, Lifesize, Orange, etc.) sur la base d'une ergonomie irréprochable en constante évolution. Ceci explique l'excellente intégration de ces nouveaux outils dans les entreprises et le peu de résistance des utilisateurs eux-mêmes.
Conception de solutions de collaboration prenant en compte l'expérience utilisateur (définition de l'expérience utilisateur ou UX)
Cas d'une multinationale
De la PME au grand groupe, chacun prend la mesure du développement des communications unifiées. Cependant, la question se pose essentiellement pour les structures les plus importantes. Prenons l'exemple d'une multinationale implantée en France avec des filiales aux Etats-Unis et en Europe de l'Est qui souhaite à terme migrer vers une solution de communications unifiées. La structure se rend vite compte que son installation actuelle coûte plusieurs milliers d'euros par mois pour la téléphonie internationale. La migration des salariés entre différents pays demande également un temps d'adaptation, notamment au regard des équipements disponibles sur site. Opter pour un système de communications unifiées permet dans ce cas de réaliser d' importantes économies mensuelles et d'instaurer une standardisation des outils de travail pour les salariés. L'objectif est qu'ils aient l'impression de travailler "depuis leur bureau".
Étapes qui déterminent le succès de la transition vers les communications unifiées
La résiliation de votre abonnement à votre opérateur téléphonique traditionnel ne suffit pas pour assurer une transition en douceur vers les communications unifiées. L'entreprise doit mettre en place la formation des employés afin qu'ils soient capables d'utiliser les différentes fonctionnalités de ces outils de collaboration. Les dirigeants eux-mêmes devraient envisager une formation s'ils sont nouveaux dans ce domaine. La structure doit également s'assurer qu'elle dispose d'un réseau suffisamment dimensionné et collecter les données du PABX pour éviter de futurs problèmes.
Il est difficile de juger de l' économie des solutions de collaboration et des communications unifiées, tant les besoins des entreprises sont très hétérogènes. Concrètement, ces outils limitent les déplacements physiques et donc les coûts associés à ces opérations. D'un point de vue fonctionnel, le résultat est encore plus difficile à quantifier. Cependant, les communications unifiées signifient l'arrivée de nouvelles fonctionnalités pour l'entreprise, c'est donc une valeur sûre pour l'avenir, car toutes les entreprises y parviendront, plus ou moins rapidement.
